El establecimiento de manuales de procesos y procedimientos
El establecimiento de manuales de procesos y procedimientos es esencial para el crecimiento de las empresas. Un proceso se compone de actividades relacionadas que se enfocan en una función específica, mientras que un procedimiento agrupa algunas de esas actividades de forma lógica. Por lo general, un procedimiento consiste en actividades relacionadas que indican los pasos a seguir para realizar un ciclo de operaciones repetitivas dentro de la organización. Por otro lado, una actividad se refiere a una tarea específica que puede ser realizada por uno o varios empleados.
Crecimiento de la empresa y control interno
Cuando una empresa comienza a crecer, es común que necesite establecer un sistema de control interno. Sin embargo, el levantamiento de procesos y procedimientos lleva tiempo y no se puede completar rápidamente. Es importante comenzar con los procesos y procedimientos más importantes para la organización, evaluando cuáles pueden afectar significativamente su funcionamiento y resultados. Estos procesos fundamentales, llamados ‘procesos básicos’, están directamente relacionados con la misión de la entidad.
Involucramiento de los empleados
En el levantamiento de procesos y procedimientos, cada empleado de la organización está involucrado, ya que cada uno puede proporcionar información detallada sobre su trabajo. La administración debe comunicar que el personal de control interno tiene la tarea de facilitar el levantamiento de datos, proporcionando la metodología y capacitación necesarias. Una vez documentados todos los procesos y procedimientos, la gerencia debe emitir un acto administrativo para garantizar que sean adoptados por todos los trabajadores.
Funciones del departamento de control interno
El departamento de control interno debe entender los procesos, seleccionar los más importantes y formalizar la documentación relacionada. Es un proceso que requiere tiempo y paciencia, pero que es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa.
