Fecha de cierre de acuerdo con la normativa comercial
Fecha de cierre según los Estándares Globales
Primeros informes financieros con fecha de cierre distinta a finales de diciembre
Es obligatorio para las entidades realizar un corte de su información y preparar informes financieros al final de cada año, específicamente el 31 de diciembre. Sin embargo, surge la interrogante recurrente sobre la posibilidad de establecer una fecha de cierre diferente en sus estatutos. En este artículo se aborda este tema.
En Colombia, las normativas tributarias y comerciales requieren que las entidades realicen obligatoriamente un cierre al 31 de diciembre de cada año y emitan un conjunto completo de informes financieros. A pesar de esto, persiste la incertidumbre sobre la viabilidad de establecer una fecha de cierre distinta a la establecida en la normativa.
Tomando como base el Oficio 115-161533 emitido por la Supersociedades el 17 de octubre de 2018, en el cual la entidad se pronunció sobre este tema, se analiza la inquietud de una consultante que consultaba sobre la validez de la decisión de una empresa de realizar dos cierres de ejercicio al año, uno con corte al 31 de julio y otro al 31 de diciembre.
Es importante aclarar que este análisis se centra en las sociedades comerciales sujetas a la supervisión de las Supersociedades, ya que otras formas de organización pueden tener regulaciones especiales, como es el caso de las cooperativas, las cuales, según el artículo 53 de la Ley 79 de 1988, deben realizar ejercicios anuales al final de los cuales se cierren las cuentas y se preparen el balance, inventario y estado de resultados.
Fecha de cierre de acuerdo con la normativa comercial
Según el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, las sociedades están obligadas a preparar y divulgar sus informes financieros al final de cada ejercicio y al menos una vez al año, cada 31 de diciembre.
Al analizar el mencionado artículo y observar que la ley establece que los informes financieros deben emitirse al menos una vez al año, se abre la posibilidad de realizar cierres adicionales en otros momentos, siempre y cuando se cumpla con la obligación.
Estos informes financieros tendrían implicaciones diferentes a los informes financieros de períodos intermedios, ya que estos últimos no se consideran definitivos, lo que significa que las cuentas de resultados (ingresos y gastos) siguen acumulándose hasta que la entidad transfiera la diferencia neta al patrimonio al final del ejercicio.
Fecha de cierre según los Estándares Globales
Los Estándares Globales no establecen una fecha específica en la cual las entidades deben cerrar sus informes financieros. Dado su carácter internacional, el IASB no puede imponer una fecha única, ya que esta podría entrar en conflicto con la legislación tributaria y comercial de cada país.
El párrafo 7 de la NIC 1, aplicable a entidades del grupo 1, establece que las entidades deben presentar «un conjunto completo de informes financieros (incluyendo información comparativa) al menos una vez al año». Al mismo tiempo, indica que si una entidad decide cambiar, elaborar y presentar sus informes financieros sobre un período superior o inferior a un año, debe revelar el período cubierto por dichos informes financieros y las razones que llevaron a tomar un período diferente, especificando que la información contenida no es completamente comparable.
En resumen, los Estándares Globales no impiden que una entidad defina un ejercicio diferente con un cierre de información adicional al que se debe realizar el 31 de diciembre de cada año, según lo establecido en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 mencionado anteriormente.
Primeros informes financieros con fecha de cierre distinta a finales de diciembre
Cuando una entidad decida realizar cierres diferentes al del 31 de diciembre, como se estableció en el análisis previo, el primer paso es incluir esta disposición en los estatutos de la sociedad.
Algunas dudas que pueden surgir respecto a la comparabilidad de los informes, característica que la información financiera debe cumplir para ser útil a la empresa en la toma de decisiones, y en relación con la distribución de utilidades que generan estos informes, se abordan a continuación.
¿Qué requisitos deben cumplir los informes financieros con cierre distinto al 31 de diciembre?
Los informes financieros presentados con un cierre diferente al del 31 de diciembre cumplen con la definición de «informes financieros de propósito general», por lo que deben presentarse siguiendo los siguientes puntos:
Cumplir con todos los requisitos de presentación, medición y revelación del grupo al que pertenezca la entidad (completo, PYMES o contabilidad simplificada del grupo 3).
Deben ser certificados y dictaminados de acuerdo con los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Deben ser sometidos a la aprobación o desaprobación del máximo órgano social de la entidad (junta de socios o asamblea general de accionistas).
¿Se pueden repartir las utilidades?
Este tema está regulado en los artículos 451 y 151 del Código de Comercio, los cuales, según el concepto de la Supersociedades en el Oficio mencionado anteriormente, indican que sí es posible repartir las utilidades de los informes financieros con cierre diferente al 31 de diciembre, siempre y cuando los informes estén:
Aprobados por la asamblea.
Justificados por balances fiables, ya que cumplirían con los requisitos del marco vigente para la entidad (DUR 2420 de 2015).
Demostrando que la entidad debe realizar las reservas legales y estatutarias necesarias sobre dichas utilidades.
¿Cuál es el período comparativo?
Los informes financieros siempre deben presentarse de forma comparativa con la información del período inmediatamente anterior, lo que significa que los primeros informes financieros que la entidad emita con un cierre diferente al 31 de diciembre deben presentarse junto con el cierre anual que la entidad realizó al 31 de diciembre, y no con el mismo período del nuevo ejercicio.
Primer ejercicio:
Informes financieros
Cierre al 31 de julio de 2019
Período actual: del 1 de enero al 31 de julio de 2019
Período comparativo: del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018
Segundo ejercicio:
Informes financieros
Cierre al 31 de diciembre de 2019
Período actual: del 1 de agosto al 31 de diciembre de 2019
Período comparativo: del 1 de enero al 31 de julio de 2019
