¿Es recomendable utilizar Excel para la contabilidad?
¿Se asegura la autenticidad e integración de la información de esta manera?
Al llevar la contabilidad de una empresa, negocio o persona natural, además de seguir las Normas de Información Financiera, es necesario cumplir con las normas sobre libros, comprobantes y soportes contables. Analizamos si es viable hacerlo a través de Excel.
El proceso contable, ya sea de una empresa, negocio o persona natural, incluye varios elementos esenciales para proporcionar a los usuarios de la información contable la base necesaria para evaluar el desempeño de las operaciones y tomar decisiones financieras.
Para asegurar un proceso contable eficaz, la entidad debe cumplir con los requisitos técnicos de las Normas de Información Financiera en cuanto al reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos (ver DUR 2420 de 2015).
Además, para que la información proporcionada por la entidad sea confiable para los usuarios de los estados financieros, es necesario cumplir con las normas sobre libros, comprobantes y soportes contables que garanticen que las operaciones se registran de acuerdo con la realidad económica y sin alteraciones.
Una pregunta común entre las entidades y los contadores públicos es si la contabilidad realizada a través de hojas de cálculo de Excel cumple con los requisitos mencionados anteriormente. El objetivo de este análisis es responder a esta pregunta a la luz de la orientación proporcionada por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– en el Concepto 991 de 2 de noviembre de 2018, donde se aborda este tema.
¿Cuál es la posición de la normativa al respecto?
En primer lugar, el CTCP señala que es importante consultar las normas relacionadas con los libros, comprobantes y soportes contables. El artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 (que sigue vigente para asuntos relacionados con los libros, comprobantes y soportes contables) establece lo siguiente sobre la forma en que deben llevarse los libros: “Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones de forma mecanizada o electrónica, utilizando máquinas tabuladoras, registradoras, computadoras u otros similares (…)”
Como se puede ver, este artículo permite llevar la contabilidad de forma manual o mecánica. Además, cuando se lleva la contabilidad de forma mecánica, la norma no especifica si debe hacerse a través de un software contable o de hojas de cálculo de Excel, por lo que esta decisión queda a discreción de cada entidad. “la entidad debe asegurarse de que, sea cual sea el medio elegido (software contable o Excel), pueda cumplir con todas las normas relacionadas con la contabilidad, los libros y comprobantes contables”
Lo importante, según el CTCP, es que la entidad se asegure de que, sea cual sea el medio elegido (software contable o Excel), pueda cumplir con todas las normas relacionadas con la contabilidad, los libros y comprobantes contables. Para ello, la entidad también debe considerar los aspectos relacionados con el control interno de la información contable y financiera.
Algunos de los requisitos mencionados para los libros y comprobantes contables son los siguientes:
Comprobantes contables (artículo 124 del Decreto 2649 de 1993):
Las partidas registradas en los libros deben estar respaldadas por comprobantes contables.
Los comprobantes contables deben estar numerados en orden consecutivo, con la fecha de preparación y las personas que los hayan elaborado y autorizado.
Deben incluir la fecha, origen, descripción y monto de las operaciones, así como las cuentas afectadas.
Deben estar en concordancia con los asientos en los libros auxiliares y registrarse en orden cronológico en el libro diario.
Libros contables (artículo 125 y 128 del Decreto 2649 de 1993):
Deben elaborarse de manera que se garantice su autenticidad e integridad.
Deben llevar una numeración sucesiva y continua.
Deben registrar en orden cronológico todas las operaciones de forma individual o en resúmenes mensuales.
El ente económico debe conservar los medios para consultar y reproducir los asientos contables.
Al final de cada mes, los libros deben totalizarse.
En los libros se debe hacer referencia al número y fecha de los comprobantes contables que los respaldan.
Hasta este punto, se puede concluir que es factible llevar la contabilidad de una entidad en hojas de cálculo de Excel, siempre y cuando se cumplan con las normas mencionadas anteriormente. Sin embargo, es necesario evaluar si, dadas las características de Excel, esto es lo más conveniente para la entidad.
¿Es recomendable llevar la contabilidad en Excel?
Juan David Maya, en nuestra consulta de Estándares Internacionales, menciona que es posible llevar la contabilidad de una entidad en hojas de cálculo de Excel, pero no es lo más recomendable si se considera que el proceso contable va más allá de simplemente sumar ingresos y gastos. Incluso en transacciones simples, es necesario generar libros auxiliares, balances de comprobación, estados de cuentas de clientes y proveedores, entre otra información necesaria para elaborar los estados financieros.
Si se utilizan hojas de cálculo de Excel, es necesario hacerlo a través de macros que deberá programar un experto, y no simplemente en un libro de Excel.
Automatizar todos estos procesos a través de un software bien diseñado facilita la elaboración de informes y reduce la posibilidad de cometer errores.
En el mercado existen diversos programas contables, algunos de ellos con licencias gratuitas, que, como se mencionó anteriormente, permiten tener un mejor control interno sobre la información financiera y contable de la entidad.
¿Se asegura la autenticidad e integración de la información de esta manera?
Otro aspecto importante al llevar la contabilidad es garantizar que la información contable de la entidad se registre de manera auténtica e íntegra, como lo exige el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993.
Es importante tener en cuenta que esto puede ser difícil de garantizar al llevar la contabilidad de la entidad en Excel, lo que expone la información a un alto riesgo.
Los revisores fiscales y auditores, de acuerdo con la NIA 315, deben documentar su conocimiento del sistema de información de la entidad en la que trabajan, por lo que es crucial garantizar que la contabilidad se lleve de manera que no haya riesgos de incorrecciones inmateriales relacionadas con la integridad y confiabilidad de la información financiera (Concepto 991 de 2018 del CTCP).
