¿Qué documentos financieros deben ser presentados?
Además de los estados financieros, ¿qué otra documentación se requiere para completar el trámite?
¿Cuál es el papel que desempeñan el representante legal y el contador de la empresa?
El depósito de estados financieros es un requisito legal para las empresas; esta obligación tiene como objetivo principal hacer públicos los estados financieros y demostrar la transparencia en las operaciones de la entidad. En este artículo, se detallan los aspectos importantes a tener en cuenta.
Para realizar el depósito de estados financieros, es necesario entregar una copia de los mismos a la cámara de comercio correspondiente (según la ubicación de la empresa). Algunos usuarios han preguntado si esta obligación aplica solo a ciertos contribuyentes y cuál es la normativa que respalda este requisito. A continuación, se explica el proceso.
¿Quiénes deben cumplir con esta obligación?
De acuerdo con el artículo 150 del Decreto 19 de 2012 y el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, las empresas que presenten los estados financieros del año fiscal 2017 a la Superintendencia de Sociedades, lo cual debe hacerse entre el 3 y el 30 de abril de 2018 (ver Circular externa 201-000004 de 2017), no están obligadas a realizar el depósito de estados financieros en la cámara de comercio. Esto se debe a que la información enviada a la Superintendencia de Sociedades estará disponible para todos los usuarios (incluyendo la Dian y las cámaras de comercio) de forma gratuita, para los fines que corresponda.
«todas las empresas que no tengan la obligación de presentar los estados financieros a la Superintendencia de Sociedades, deben depositar sus estados financieros en la cámara de comercio.»
Por lo tanto, todas las empresas que no estén obligadas a presentar los estados financieros a la Superintendencia de Sociedades, deberán depositar sus estados financieros en la cámara de comercio.
¿Cuándo es el plazo para realizar el depósito?
Según el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, el depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a la aprobación de los estados financieros. Esto significa que el 30 de abril es la fecha límite para completar este proceso.
¿Qué documentos financieros deben ser presentados?
Según las nuevas normativas técnicas, se considera que los estados financieros incluyen el balance general, el estado de resultados integrales, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos de efectivo y las respectivas notas explicativas. Estos son los documentos que deben ser depositados en la cámara de comercio.
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Además de los estados financieros, ¿qué otra documentación se requiere para completar el trámite?
Además de presentar copias de los estados financieros mencionados anteriormente, la empresa debe entregar un documento firmado por el representante legal, confirmando que, de acuerdo con el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, se llevará a cabo el depósito de los estados financieros y que se ha verificado la certificación y contenido de los mismos. Además, se debe cancelar la tarifa correspondiente al trámite, que según la cámara de comercio, ronda los $60.000.
¿Cuál es el papel que desempeñan el representante legal y el contador de la empresa?
Según lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros deben ser certificados por el representante legal de la empresa y por el contador público encargado de su preparación. En caso de que la empresa deba contar con un revisor fiscal, se debe adjuntar el respectivo dictamen.
Es importante destacar que los administradores y el revisor fiscal son responsables de los daños que puedan causar a la empresa por no preparar ni divulgar los estados financieros (ver artículo 42 de la Ley 222 de 1995).
