Restricciones en el ejercicio de la revisión: solicitar copias o fotocopias
Otras formas de obtener información
Documentos disponibles para revisión
Revisión de ejercicios anteriores
El derecho de inspección permite a los accionistas conocer la situación económica de la empresa durante un período determinado. Sin embargo, este derecho no incluye la posibilidad de obtener copias de los documentos revisados. Solo el órgano social máximo puede autorizarlo, nunca los administradores.
El derecho de inspección está establecido en los artículos 369 y 447 del Estatuto Mercantil, así como en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, que otorga a todos los propietarios (accionistas o socios) la capacidad de examinar directa o indirectamente (a través de un representante) los libros y comprobantes, para que puedan comprender el funcionamiento y la situación financiera de la empresa.
«… se entiende que los asociados tienen derecho a acceder a todos los documentos mencionados en el artículo 446 del Código de Comercio, así como a los libros y comprobantes requeridos por la ley (Art. 447 ibídem.), para que puedan informarse adecuadamente sobre la situación económica de la compañía y participar activamente en la asamblea, así como votar de manera informada sobre los temas relacionados con estos aspectos.» (Oficio 220-067658 del 22 de abril de 2009 de la Superintendencia de Sociedades).
Restricciones en el ejercicio de la revisión: solicitar copias o fotocopias
Este derecho no es absoluto, ya que se limita para no afectar el buen funcionamiento de la empresa, según la Superintendencia de Sociedades:
«Este derecho, por supuesto, no es absoluto, ya que no puede convertirse en un obstáculo permanente que perjudique el buen funcionamiento de la empresa (por lo tanto, es posible regularlo), ni extenderse, según lo establecido en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, a documentos relacionados con asuntos industriales o que puedan ser utilizados en detrimento de la empresa.» (Oficio 220-067658 del 22 de abril de 2009).
La Superintendencia especifica que esta facultad de inspección es la libertad del asociado, que debe ejercerse de manera sencilla, es decir, sin exigir a los administradores nada más que la inspección, como intentar obtener copias, ya que al hacerlo se estaría excediendo el derecho establecido en las normas comerciales.
Aunque, según la Superintendencia, dichas copias pueden ser concedidas si así lo determina el Máximo Órgano Social:
«… pero no va más allá de una simple inspección; es decir, que el asociado no puede, basándose en la norma mencionada, exigir a los administradores de la empresa nada más; obtener copias o solicitarlas, excede el derecho establecido allí…», lo cual no impide, como también se mencionó en la misma ocasión…» «…para que en algún momento la Junta de socios, el órgano social máximo, decida la posibilidad de otorgar cierta libertad a los socios, para que al examinar los diferentes documentos de la empresa en ejercicio del derecho de inspección, se les permita obtener directamente o solicitar a la administración las copias que consideren necesarias.» (Superintendencia de Sociedades Oficio No. 220-63283 del 28 de diciembre de 1995).
En cuanto a los documentos que deben ser mostrados, se menciona:
«De todas formas, se entiende que los asociados tienen derecho a acceder a todos los documentos mencionados en el artículo 446 del Código de Comercio, así como a los libros y comprobantes requeridos por la ley (Art. 447 ibídem.),…» «…Pero, hay que tener en cuenta que no basta con remitirse a las normas especiales de las sociedades de responsabilidad limitada, ya que estas a su vez remiten, en lo no previsto, a las disposiciones que regulan el funcionamiento de las sociedades anónimas (Art. 372 C. de Co.), de donde se deduce que el derecho de inspección de los accionistas, de acuerdo con el artículo 447 ibídem, incluye la información y los documentos que deben acompañar al balance general al cierre de cada ejercicio social, que será sometido a la consideración del órgano social máximo para su aprobación o rechazo (Artículo 446 ibídem).» (Superintendencia de Sociedades Oficio 220-043850 del 06 de mayo de 2013).
Tampoco se puede solicitar back-up, como se menciona en nuestro editorial «El derecho de inspección no llega al punto de solicitar back-up«.
Otros medios para obtener información
La Superintendencia establece que los socios o accionistas cuentan con otros mecanismos para obtener información sobre los aspectos económicos de la empresa, citando un pronunciamiento del Tribunal Superior de Medellín sobre el análisis del Numeral 4 del artículo 379 del Código de Comercio:
«La interpretación inicial de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto, ya que se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que rigen la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por el período temporal establecido por el artículo con el fin de regular el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Fuera de ese plazo, el accionista cuenta con el recurso judicial de la exhibición, la supervisión del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas sobre los aspectos no confidenciales y en el momento legal correspondiente (como la asamblea general, por ejemplo)» (Sentencia del 12 de febrero de 1996).
Documentos que pueden ser inspeccionados
Este Tribunal también determina los documentos sujetos a dicha inspección:
«La norma también establece los documentos sobre los cuales se ejerce la facultad, que no son otros que los libros y documentos sociales que permiten obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en las que se examinan los balances al final del ejercicio.» «…La facultad reconocida al accionista por el art. 379 núm. 4 tiene como alcance los libros y documentos sociales que le permiten conocer el estado financiero de forma privada y así poder sacar sus propias conclusiones, que podrá comparar en la asamblea general con la información proporcionada por el balance oficial, ya sea para respaldarlo o cuestionarlo. Por lo tanto, quedan excluidos de este derecho todos aquellos documentos que contienen información no esencial para la situación financiera, frente a los cuales se aplica plenamente la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del Código de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 15 inciso final de la nueva Constitución Política.» (Tribunal Supremo de Medellín, Sentencia del 12 de febrero de 1996).
Inspección de ejercicios anteriores
Por otro lado, a través del Oficio 220-009722 del 15 de marzo de 2004 se aborda el tema de la siguiente manera:
«… del contexto normativo que regula el derecho de inspección, se deduce que los libros y documentos sujetos a revisión son aquellos que ilustran y aclaran al asociado, o a su representante, lo relacionado con el período contable a considerar, por lo tanto, se concluye también que la información a la que está obligado el administrador es la correspondiente al último ejercicio, ya que los documentos de ejercicios anteriores suponen que fueron objeto de fiscalización individual en el momento legal correspondiente…»
