El ejercicio del derecho de inspección en Colombia, especialmente en lo que respecta a la solicitud de copias o fotocopias de documentos empresariales, está sujeto a restricciones específicas. Estas limitaciones buscan equilibrar el acceso a la información por parte de los accionistas con la protección de los intereses y el funcionamiento adecuado de la empresa. La normativa vigente establece que solo el órgano social máximo, como la asamblea de accionistas, puede autorizar la obtención de copias, resaltando la importancia de este derecho dentro del marco legal y su impacto en la toma de decisiones informadas por parte de los socios.
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Restricciones en el ejercicio de la revisión: solicitar copias o fotocopias
En Colombia, el derecho de inspección es una herramienta valiosa para los accionistas, permitiéndoles conocer la situación económica de una empresa durante un período específico. Sin embargo, este derecho tiene sus limitaciones, especialmente cuando se trata de solicitar copias o fotocopias de los documentos revisados. Según la normativa vigente, solo el órgano social máximo, como la asamblea de accionistas, puede autorizar la obtención de copias, y no los administradores de la empresa.
Este derecho está claramente delineado en los artículos 369 y 447 del Estatuto Mercantil, así como en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. Estos artículos establecen que los propietarios, ya sean accionistas o socios, tienen la capacidad de examinar los libros y comprobantes de la empresa, ya sea de manera directa o a través de un representante. Esto les permite comprender el funcionamiento y la situación financiera de la empresa, lo cual es crucial para participar activamente en las asambleas y tomar decisiones informadas.
Restricciones en el ejercicio de la revisión: solicitar copias o fotocopias
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La Superintendencia de Sociedades ha sido clara en señalar que el derecho de inspección no es absoluto. Este derecho no debe convertirse en un obstáculo que perjudique el buen funcionamiento de la empresa. Por lo tanto, está sujeto a regulaciones que impiden que se extienda a documentos relacionados con asuntos industriales o que puedan ser utilizados en detrimento de la empresa.
La facultad de inspección debe ejercerse de manera sencilla, sin exigir a los administradores más que la inspección misma. Intentar obtener copias excede el derecho establecido en las normas comerciales. Sin embargo, la Junta de socios, como órgano social máximo, tiene la potestad de decidir si se permite a los socios obtener o solicitar copias de los documentos durante el ejercicio del derecho de inspección.
En cuanto a los documentos que deben ser mostrados, la normativa establece que los asociados tienen derecho a acceder a todos los documentos mencionados en el artículo 446 del Código de Comercio, así como a los libros y comprobantes requeridos por la ley. Esto incluye la información y los documentos que deben acompañar al balance general al cierre de cada ejercicio social.
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Además del derecho de inspección, existen otros mecanismos para que los socios o accionistas obtengan información sobre los aspectos económicos de la empresa. Según un pronunciamiento del Tribunal Superior de Medellín, el derecho de inspección no es absoluto y está limitado por los derechos y principios que rigen la sociedad. Fuera del plazo establecido, los accionistas pueden recurrir a la exhibición judicial, la supervisión del revisor fiscal y la información verbal que puedan recibir de las personas autorizadas.
Documentos que pueden ser inspeccionados
El Tribunal también ha determinado los documentos sujetos a inspección. Estos son los libros y documentos sociales que permiten obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general. La facultad de inspección permite al accionista conocer el estado financiero de forma privada, pudiendo así sacar sus propias conclusiones y compararlas con la información proporcionada por el balance oficial en la asamblea general.
Inspección de ejercicios anteriores
En cuanto a la inspección de ejercicios anteriores, el Oficio 220-009722 del 15 de marzo de 2004 aclara que los libros y documentos sujetos a revisión son aquellos relacionados con el período contable a considerar. La información a la que está obligado el administrador es la correspondiente al último ejercicio, ya que se supone que los documentos de ejercicios anteriores fueron objeto de fiscalización individual en el momento legal correspondiente.
