Vínculo entre los registros contables y los informes financieros
Relación con las certificaciones emitidas por contadores profesionales
Mantenimiento y procedimiento contable de los registros contables
Contenido de los registros contables
Deber de autenticar los registros contables
Los informes financieros deben ser autenticados por el contador público, sin embargo, dada la importancia de los registros contables como base para la preparación de la información financiera, surge la pregunta sobre si es obligatorio que estos últimos sean autenticados por dicho profesional.
La contabilidad es un medio de evidencia cuando se lleva de acuerdo con las normativas legales, ya que registra las actividades económicas de cualquier entidad o individuo. Por lo tanto, cuando las autoridades fiscales necesitan evaluar las transacciones de los contribuyentes, consultan los registros contables.
Esta obligación es tan crucial que incluso la facultad de solicitar la presentación de registros contables para fines fiscales en el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia e intervención del Estado se estableció en el artículo 15 de la Constitución Política:
Para fines fiscales o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, se puede requerir la presentación de registros contables y otros documentos privados, según lo establezca la ley.
(El subrayado es nuestro)
Del mismo modo, los comerciantes, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, deben «mantener registros contables regulares de sus negocios de acuerdo con las disposiciones legales».
Los informes financieros deben ser autenticados por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hayan preparado, como veremos más adelante. Dada la importancia de los registros contables como base para la preparación y presentación de la información financiera, surge la pregunta sobre si es obligatorio que los registros contables sean autenticados por el contador público.
Por lo tanto, antes de abordar este tema, examinaremos la normativa que respalda la creación de los registros contables.
Requisitos para los registros contables
Según lo establecido en el artículo 50 del Código de Comercio, los registros contables de la entidad deben llevarse en libros registrados, cumpliendo las siguientes características:
Deben estar en español.
Deben llevarse mediante el sistema de partida doble.
Deben proporcionar un historial claro, completo y fidedigno de los negocios.
Deben prepararse de acuerdo con las disposiciones legales (Normas de Contabilidad e Información Financiera o régimen de contabilidad pública).
Vínculo entre los registros contables y los informes financieros
En cuanto a la certificación de los informes financieros, la norma establecida en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que para certificar dichos informes se debe verificar que las afirmaciones contenidas se toman fielmente de los registros.
Relación con las certificaciones emitidas por contadores profesionales
Es importante destacar que el artículo 2 de la Ley 43 de 1990 dispone:
Para los efectos de esta ley, se entienden por actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que implican organización, revisión y control de registros contables, certificaciones y dictámenes sobre informes financieros, certificaciones que se emiten con base en los registros contables, auditoría, así como todas las actividades relacionadas con la función profesional del Contador Público, como la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares.
(El subrayado es nuestro)
Por lo tanto, se entiende que las certificaciones emitidas por los contadores profesionales deben basarse en los registros contables.
Conservación y procedimiento contable de los registros contables
El anexo 6 del DUR 2420 de 2015 explica que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, ya sean físicos o digitales, y deben estar adjuntos a los comprobantes contables, ya que los comprobantes afectan los registros contables.
En cuanto a la conservación de los documentos, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 especifica que:
Los libros y documentos del comerciante deben conservarse por un período de diez (10) años a partir de la fecha del último registro, documento o comprobante, pudiendo optar el comerciante por conservarlos en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
El mismo plazo se aplica a las personas, no comerciantes, que legalmente estén obligadas a conservar esta información.
Contenido de los registros contables
Según el artículo 8 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, los registros contables deben:
Llevar un registro cronológico de todas las operaciones.
Establecer mensualmente un resumen de todas las operaciones por cada cuenta.
Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
Permitir el completo entendimiento de lo anterior, para lo cual deben llevarse registros auxiliares que permitan:
a. Conocer las transacciones individuales cuando se registren en los resúmenes de forma global.
b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades de cada establecimiento.
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.
d. Controlar el movimiento de las mercancías, ya sea por unidades o por grupos homogéneos.
e. Conciliar los informes financieros básicos con aquellos preparados en otras bases contables comprensivas.
Deber de autenticar los registros contables
«Es evidente que existe una obligación legal para el contador de autenticar los informes financieros, sin embargo, la norma no establece la obligación para el contador de autenticar los registros contables»
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Llegados a este punto, es evidente que existe una obligación legal para el contador de autenticar los informes financieros, sin embargo, la norma no establece la obligación para el contador de autenticar los registros contables.
Según el CTCP en su Concepto 0453 del 29 de julio de 2021:
No hay normativa que obligue a un contador a autenticar los registros contables. Sin embargo, existe la obligación de certificar los informes financieros por parte del representante legal de la entidad y del contador público bajo cuya responsabilidad se hayan preparado los informes financieros que se ponen a disposición de terceros (art. 37 de la Ley 222 de 1995), los cuales se entiende que han sido extraídos de los registros contables de la entidad (Art. 50 del Código de Comercio, y 10 de la Ley 43 de 1990).
(El subrayado es nuestro).
