Notas de débito y crédito con instituciones financieras
¿Las notas de débito y crédito son parte de los Estándares Internacionales?
En Colombia, es necesario mantener un registro detallado y revisar diferentes documentos contables para justificar ajustes en las cuentas con terceros. Las notas de débito y crédito son utilizadas como comprobantes contables para respaldar estos ajustes. En este artículo se explicará su función.
«Las notas de débito y crédito son documentos contables que se utilizan para justificar ajustes en las cuentas con terceros«.
En Colombia, se requiere llevar una contabilidad documentada con soportes y comprobantes externos o internos para facilitar la verificación de la información financiera por parte de los entes de supervisión (ver artículos 123 a 127 y 133 a 135 del Decreto 2649 de 1993). Por lo general, los profesionales contables, como contadores, asesores, auditores o revisores fiscales, son responsables del registro, control y revisión de estos documentos.
Notas de débito y crédito
Las notas de débito y crédito son documentos contables utilizados para justificar ajustes en las cuentas con terceros, como devoluciones de mercancía, cobro de intereses o correcciones de saldos. Estas notas pueden generarse cuando se registra un valor incorrecto en una cuenta, ya sea por un monto mayor o menor al pactado, a favor de la entidad o de terceros.
En relación a esto, surgen preguntas como: ¿cómo se contabilizan las notas de débito y crédito para clientes y proveedores?, ¿cómo se aplican estas notas en cada caso?, ¿cómo se identifica la naturaleza de la nota de débito o crédito?
«A pesar de la simplicidad en la relación entre las notas de crédito y débito para clientes y proveedores, a menudo surgen confusiones durante la conciliación bancaria«.
A continuación, se presentan posibles respuestas:
Cuando se desea aumentar el valor de una cuenta, como la de clientes, por ejemplo, por cobro de intereses u otras situaciones que incrementen el saldo, se utiliza una nota de débito para registrar dicho ajuste. Por otro lado, una nota de crédito se utiliza para disminuir el saldo de la cuenta, por ejemplo, en caso de devolución de mercancía o cobro excesivo.
En el caso de los proveedores, la situación es diferente. Se emite una nota de débito para disminuir la deuda, por ejemplo, en caso de devolución de mercancía, y una nota de crédito para registrar cargos adicionales que la entidad debe asumir.
Notas de débito y crédito con instituciones financieras
A pesar de la simplicidad en la relación entre las notas de crédito y débito para clientes y proveedores, pueden surgir confusiones al realizar conciliaciones bancarias. Es importante tener en cuenta que las notas de débito y crédito emitidas por las entidades financieras pueden tener una naturaleza diferente a las de la empresa. Por ejemplo, una nota de débito para el banco puede representar un beneficio, mientras que para la empresa es una obligación.
Cuando el banco cobra por la adquisición de una chequera, emite una nota de débito que disminuye su obligación con la empresa, pero para la empresa es una nota de crédito que reduce su saldo bancario.
Si el banco paga rendimientos a la empresa, emite una nota de crédito que incrementa su pasivo, pero para la empresa es una nota de débito que aumenta su saldo bancario.
En el caso de cobro de impuestos por parte del banco, este emite una nota de débito para disminuir su deuda, pero para la empresa es una nota de crédito que registra un aumento en su obligación.
Si el banco comete un error en los cobros asociados a la tarjeta de crédito empresarial, emite una nota de crédito que incrementa su deuda con la empresa, mientras que para la empresa es una nota de débito que disminuye los cargos asociados a la tarjeta de crédito.
¿Las notas de débito y crédito son parte de los Estándares Internacionales?
Los nuevos marcos normativos no especifican qué documentos deben utilizarse como soporte de las transacciones, por lo que los lineamientos del Decreto 2649 de 1993 siguen vigentes en cuanto a la documentación contable. Los Estándares Internacionales establecen pautas para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos en los estados financieros.
Las entidades deben decidir cómo documentar sus operaciones, incluso utilizando los mismos documentos que antes de la convergencia. Es importante que estos documentos sean verificables y comprensibles. En caso de necesitar un documento específico, la entidad puede generarlo, por ejemplo, para respaldar cambios en políticas contables o correcciones de errores.
