1. Creación de normativas para la aprobación de adquisiciones en el sistema de contabilidad
2. Desarrollo de sistemas de supervisión de consumos
3. Designación de comités de supervisión y aprobación de compras
4. Establecimiento de regulaciones para la gestión de cotizaciones, licitaciones y proveedores diversos
5. Implementación de métodos de verificación
Es esencial que la auditoría interna establezca y mantenga un sistema de controles específicos sobre el área de compras, debido al riesgo de fraude identificado en dicha área. A continuación se presentan algunas técnicas para mantener un control efectivo sobre las compras de la organización.
Las compras son consideradas uno de los procesos más susceptibles a fraudes, ya que pueden resultar en la pérdida de recursos de la entidad al fluir el efectivo hacia proveedores externos. Dado que las compras son necesarias para la operación de la empresa y pueden presentar imprevistos, es importante establecer controles para prevenir y mitigar posibles fraudes.
A continuación se presentan 5 técnicas que pueden ser utilizadas por el departamento de auditoría interna para controlar las compras:
1. Establecimiento de normativas para la aprobación de adquisiciones en el sistema de contabilidad
El software contable es una herramienta clave para la gestión organizacional, ya que permite establecer procedimientos que facilitan el seguimiento de cotizaciones, compras y consumos.
2. Implementación de mecanismos de control de consumos
A través del seguimiento del software contable, se pueden definir mecanismos para supervisar los consumos realizados, manteniendo un control sobre las compras y su uso interno.
3. Designación de comités de supervisión y aprobación de compras
Para evitar la concentración de poder en un solo individuo, es importante establecer comités con la participación de diferentes áreas para potenciar los controles.
4. Establecimiento de regulaciones para la gestión de cotizaciones, licitaciones y proveedores diversos
Es fundamental contar con regulaciones claras y controles específicos para garantizar la transparencia en el proceso de selección de ofertas.
5. Implementación de métodos de verificación
Las pruebas físicas son una alternativa efectiva para mantener un control sobre las compras, siempre y cuando se realicen de manera aleatoria y representen una importancia relativa sobre el total de compras durante un período determinado.
