Importancia de la firma digital en la facturación electrónica
Procedimiento para obtener la firma digital
Dentro de los requisitos necesarios para la facturación electrónica se destaca la inclusión de la firma digital o electrónica, la cual es fundamental para asegurar la autenticidad y la integridad de la factura. Para obtener la firma digital es imprescindible seguir el procedimiento establecido por la DIAN.
El artículo 615 del Estatuto Tributario establece quiénes están obligados, en términos tributarios, a emitir una factura de venta o un documento equivalente. En este sentido, la factura electrónica se considera uno de los documentos equivalentes a la factura de venta, tal como lo indican el artículo 616-1 del ET y el numeral 8 del artículo 5 del Decreto 1165 de 1996.
Requisitos para la facturación electrónica
El artículo 6 del Decreto 1165 de 1996 detalla los requisitos mínimos que deben contener cada tipo de documento equivalente, incluyendo que la factura electrónica debe cumplir con las condiciones establecidas en el Decreto 1094 de junio 21 de 1996.
Sin embargo, con la emisión del Decreto 1929 de 2007, se estableció que la factura electrónica debe incluir como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del ET (excluyendo las condiciones relacionadas con el nombre o razón social y NIT del impresor, y la pre-impresión de los requisitos mencionados en este mismo artículo):
– Debe llevar la denominación «factura de venta».
– Incluir los nombres y apellidos o razón social y NIT tanto del vendedor o prestador del servicio, como del comprador de los bienes o servicios.
– Detallar de forma discriminada el valor del IVA pagado.
– Contar con un número de factura consecutivo.
– Fecha de emisión.
– Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
– Mostrar el valor total de la operación.
– Indicar la condición de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Además, el artículo 4 del Decreto 1929 de 2007 establece como requisito adicional que la factura electrónica debe incluir, en su formato electrónico de conservación, información técnica de control, haciendo referencia al contenido fiscal, momento de emisión y formato electrónico de conservación del documento. «La firma digital o electrónica es esencial para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su emisión hasta su conservación»
En el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 se mencionan las condiciones tecnológicas y fiscales que debe cumplir la factura electrónica para ser válida:
– Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
– Contar con numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
– Cumplir con los requisitos mencionados en el artículo 617 del ET (excepto el nombre o razón social y NIT del impresor y la pre-impresión), y detallar el impuesto al consumo, si aplica.
– NIT o tipo y número de identificación del comprador.
– Incluir firma digital o electrónica como garantía de autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su emisión hasta su conservación. Esta firma puede pertenecer al emisor de la factura electrónica, a personas autorizadas en la empresa para facturar o al proveedor tecnológico. Además, el artículo 7 de la Resolución 00019 de 2016 establece que toda factura electrónica debe incorporar una firma de acuerdo con la política de firma de la DIAN.
– Incluir el Código Único de Factura Electrónica.
Importancia de la firma digital en la validez de la factura electrónica
Como se mencionó anteriormente, uno de los requisitos esenciales de la factura electrónica es la inclusión de la firma digital o electrónica, ya que garantiza su autenticidad e integridad desde su emisión (que abarca las etapas de generación y entrega de la factura electrónica) hasta su conservación. «No se requiere que los documentos equivalentes a la factura de venta lleven la firma del emisor, excepto la factura electrónica»
Esta situación se expone en el Oficio 018743 del 15 de julio de 2016, el cual aclara que, en términos tributarios, no se exige que los documentos equivalentes a la factura de venta lleven la firma del emisor, excepto en el caso de la factura electrónica: «La factura electrónica debe contar con firma digital o electrónica para garantizar su autenticidad e integridad desde su emisión hasta su conservación, según el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 y el artículo 7 de la Resolución 19 de 2016».
Procedimiento para obtener la firma digital
Ante la obligatoriedad de incluir la firma digital en la factura electrónica, es fundamental seguir el procedimiento establecido por la DIAN para obtener el certificado digital necesario. Aquellos definidos por la DIAN como obligados a emitir facturas electrónicas deben contar con este mecanismo de firma, para lo cual es necesario realizar el trámite correspondiente en la DIAN.
Para llevar a cabo este trámite, el usuario debe solicitar una cita con la entidad y presentarse con su documento de identificación original. El funcionario de la institución verificará la inscripción en el RUT. Una vez cumplido este paso, se debe acceder a la sección de servicios informáticos electrónicos del portal de la DIAN como «usuario registrado», utilizando el formato 10036 y los códigos enviados por correo electrónico, para completar el proceso de activación y descarga del mecanismo de firma con certificado digital.
Este trámite no puede realizarse completamente de forma virtual, es gratuito y los pasos mencionados son similares para renovar o revocar la firma digital.
