Durante el desarrollo de una relación laboral pueden surgir circunstancias que modifiquen la manera de realizar contribuciones a la protección social. En este artículo se exponen los aspectos a considerar para la liquidación de contribuciones en la Pila de un empleado dependiente, tanto en términos generales como en situaciones particulares.
Dentro de las responsabilidades del empleador con respecto a sus empleados se encuentra la de efectuar contribuciones a la protección social. Realizar dichas contribuciones implica cumplir con una serie de condiciones que deben aplicarse ante las situaciones que puedan surgir durante la duración de la relación laboral, como por ejemplo, una incapacidad o una licencia.
En el siguiente tutorial, Luis Miguel Merino, abogado especializado en Derecho Laboral, ofrece una detallada explicación con ejemplos prácticos de los pasos a seguir para la cotización de contribuciones a la protección social de empleados dependientes:
Para complementar la información de este tutorial, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Contribuciones a la protección social
El empleador debe realizar las siguientes contribuciones a la protección social a favor de sus empleados:
Salud: 12,5 %, de los cuales el empleador debe pagar un 8,5 % y el empleado un 4 %.
Pensión: 16 %, de los cuales el empleador debe pagar un 12 % y el empleado un 4 %.
Riesgos laborales: dependiendo del nivel de riesgo (I a V), puede estar a cargo únicamente del empleador.
Caja de compensación: el 4 % del salario en la nómina (consultar nuestro artículo Parafiscales: ¿qué son?).
Nota: en cuanto a las contribuciones a la protección social, existen algunas excepciones de pago, como las contribuciones a salud y parafiscales para los empleadores personas naturales o jurídicas que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
Esto implica que el empleador persona jurídica podrá acceder a dichos beneficios por los empleados que ganen hasta 10 smmlv, mientras que las personas naturales lo harán siempre que cuenten con dos (2) o más empleados cuyo salario esté limitado al monto mencionado.
Formulario único de pago de contribuciones
«En el caso de los empleados dependientes, el empleador deberá efectuar las contribuciones a través del formulario Pila E de empleados.»
Los pagos de contribuciones a la protección social deben realizarse para cada uno de los subsistemas de la protección social a través del formulario único de pago de contribuciones -Pila-, el cual se divide en diversas categorías según el tipo de contribuyente, a saber:
E: empleados.
Y: independientes con contrato por prestación de servicios.
A: contribuyentes con novedad de ingreso.
I: independientes.
S: empleados del servicio doméstico.
M: mora.
N: correcciones.
H: madres sustitutas.
T: empleados de entidades beneficiarias del sistema general de participaciones.
F: pago de contribución faltante por parte del empleador a trabajador de entidades beneficiarias del sistema general de participaciones.
J: pago de protección social en cumplimiento de sentencias judiciales.
X: pago de empresa liquidada.
U: UGPP para pago a terceros.
K: estudiantes.
O: obligaciones determinadas por la UGPP.
En el caso de los empleados dependientes, el empleador deberá efectuar las contribuciones a través del formulario Pila E de empleados.
Base de cotización
El cálculo de las contribuciones a la protección social se determina a partir de la base de cotización, que es el monto del salario del empleado sobre el cual se aplica el porcentaje de cotización de dichas contribuciones.
Ejemplo
Supongamos una empleada con un salario de $1.000.000, cantidad que se convierte en su base de cotización para efectos de contribuciones a la protección social. Por lo tanto, las contribuciones se calcularán de la siguiente manera:
Salud: $1.000.000 x 12,5 % = $125.000, de los cuales la empleada debe aportar $40.000 (4 %) y el empleador $85.000 (8,5 %).
Pensión: $1.000.000 x 16 % = $160.000, de los cuales la empleada debe aportar $40.000 (4 %) y el empleador $120.000 (12 %).
Riesgos laborales: $1.000.000 x 0,522 % = $5.220; el empleador asume el total de esta contribución.
El límite mínimo de la base de cotización es un (1) salario mínimo mensual legal vigente -smmlv- ($877.803 para 2020) y el máximo es de 25 smmlv ($21.945.075 para 2020), por lo que un empleado dependiente no puede realizar contribuciones al sistema de protección social sobre una base superior a este último.
Plazos para efectuar los pagos de contribuciones
El artículo 3.2.2.1 del Decreto 780 de 2016 establece los plazos para la realización de contribuciones al sistema de protección social. En el caso de los empleadores, deben realizar la contribución en el día hábil indicado en el mes según los dos (2) últimos dígitos de su número de identificación tributaria -NIT-.
Informe de novedades en la Pila
Durante la relación laboral pueden surgir diversas situaciones que afectan el monto en el que se realizan las contribuciones a la protección social, como una licencia de maternidad o una incapacidad. Estas situaciones se conocen como novedades en la Pila y deben ser reportadas obligatoriamente por parte del empleador (artículo 2.1.6.2 del Decreto 780 de 2016) en el momento en que ocurran, bajo pena de ser sancionado según el tipo de novedad que debía reportarse.
Por ejemplo, no reportar la novedad de retiro del empleado generaría mora en el pago de las contribuciones debido a que el sistema registra al empleado como contribuyente activo. En consecuencia, el empleador deberá realizar el pago de las contribuciones, la respectiva mora y posteriormente reportar la novedad de retiro.
Además, el empleador podría enfrentar un proceso de fiscalización por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales -UGPP- por omisión o inexactitud en el pago de contribuciones.
Retomando el tema, las novedades en la Pila se dividen en dos (2) categorías:
Novedades transitorias
Estas novedades son aquellas que se presentan por un período determinado. Deben reportarse en la Pila mediante siglas según el tipo de novedad, como por ejemplo:
Novedad
Sigla
Incapacidad general
IGE
Suspensión temporal – licencia no remunerada o comisión de servicios
SLN
Licencia de maternidad
LMA
Variación transitoria de salario
VST
Vacaciones
VCA
Aportes voluntarios a pensiones
AVP
Incapacidades riesgos laborales
IRL o IRP
Novedades permanentes
Estas novedades son aquellas que se mantienen de manera constante durante la relación laboral o indican el inicio o fin de algún evento, como traslado de EPS o de fondo de pensiones, entre otras. También deben reportarse en la Pila mediante siglas según el tipo de novedad, como por ejemplo:
Novedad
Sigla
Ingreso
ING
Retiro
RET
Traslado desde otra EPS
TDE
Traslado a otra EPS
TAE
Traslado desde otra AFP
TDP
Traslado a otra AFP
TAP
Variación permanente de salario
VSP
Variación centro de trabajo
VCT
Una vez entendida esta información, procederemos a realizar un ejemplo práctico para ampliar la explicación. Recuerda que en el tutorial adjunto al inicio de este artículo encontrarás varios ejemplos prácticos realizados directamente en una Pila real.
Ejemplo práctico
Imaginemos el caso de una empleada que gana un salario de $2.000.000, trabajadora de la empresa WY identificada con el número de NIT 11.338.974-3.
En condiciones normales, las contribuciones a la protección social para esta empleada serían las siguientes:
Contribución
Aporte empleado
Aporte empleador
Total del aporte
Salud $2.000.000 x 4 % = $80.000 $2.000.000 x 8,5 % = $170.000 12,5 % = $250.000
Pensión $2.000.000 x 4 % = $80.000 $2.000.000 x 12 % = $240.000 16 % = $320.000
ARL (nivel I) No aplica $2.000.000 x 0,522 % = $10.400 0,522 % = $10.440
Sin embargo, esta empleada tuvo un período de incapacidad de origen común del 1 al 30 de junio de este año. Según el artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo, una incapacidad de origen común debe pagarse los primeros noventa (90) días, sobre el 66,67 % del salario; por lo tanto, esta empleada recibirá un auxilio de incapacidad de $1.333.400 por el mes de junio, que a su vez se convierte en su nueva base de cotización para dicho mes, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016.
Según el número de NIT, a esta empresa le corresponde realizar las contribuciones de junio el octavo (8) día hábil del mes de julio (recordemos que las contribuciones se realizan mes vencido), que para este año corresponde al viernes 10 de julio.
Por lo tanto, las contribuciones a la protección social de esta empleada deberán realizarse de la siguiente manera:
Primero se debe reportar la novedad de incapacidad general en la casilla correspondiente con la sigla IGE en la Pila.
Luego se registra la nueva base de cotización que es el valor recibido por la empleada por concepto de incapacidad.
Posteriormente se realiza la liquidación de las contribuciones correspondientes, de la siguiente manera:
Contribución
Aporte empleado
Aporte empleador
Total del aporte
Salud $1.333.400 x 4 % = $53.336 $1.333.400 x 8,5 % = $113.339 12,5 % = $166.675
Pensión $1.333.400 x 4 % = $53.336 $1.333.400 x 12 % = $160.008 16 % = $213.344
ARL No aplica No aplica No aplica
Te invitamos a consultar nuestro artículo Cotización de contribuciones y afiliación al sistema de protección social frente a situaciones particulares.
En relación a un período de incapacidad, el empleador debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Debe pagar los dos (2) primeros días de incapacidad al empleado.
A partir del tercer (3) día debe seguir pagando directamente la incapacidad al empleado, pero realizar el recobro a la EPS.
No se requiere el pago de contribuciones a riesgos laborales.
No se requiere el pago de contribuciones parafiscales.
Debe considerar este tiempo para la liquidación de prestaciones sociales.
A partir del día 91 y hasta el 180 debe pagar la incapacidad sobre el 50 % del salario.
No se interrumpe el conteo del término para el otorgamiento de vacaciones.
Amplía este tema a través de nuestro artículo ABC de la incapacidad de origen común.
