¿Cuál es el proceso para generar gráficos en Excel?
La correcta interpretación de los datos financieros es esencial para comprender el rendimiento económico, identificar tendencias y tomar decisiones fundamentadas.
En este artículo, te mostramos cómo representar visualmente la información financiera a través de gráficos en Excel para mejorar tus análisis.
«Es imprescindible dominar su uso para agilizar y facilitar la evaluación de resultados financieros y simplificar todas las operaciones relacionadas con las actividades financieras».
El análisis financiero juega un papel crucial en la toma de decisiones empresariales. Excel se ha convertido en una herramienta influyente y ampliamente utilizada en el análisis financiero. Es crucial dominar su uso para agilizar y facilitar la evaluación de resultados financieros y simplificar casi todas las operaciones asociadas con las actividades financieras.
A continuación, te explicamos la utilidad de los gráficos en Excel para visualizar datos y realizar una correcta interpretación de la información contable y financiera.
¿Qué representa un gráfico en Excel?
Un gráfico en Excel es una representación visual de los datos con el fin de facilitar su comparación e interpretación.
Son útiles para generar una variedad de informes y resumir información para que sea más manejable.
El objetivo de utilizar gráficos en Excel en el análisis financiero es hacer que la información contable o financiera sea más comprensible para los usuarios a los que va dirigido el análisis. Es decir, convierten datos complejos y sólidos en información fácil de entender.
Por ejemplo, analizar las ventas de los últimos 5 años será mucho más sencillo y comprensible si se presenta visualmente en un gráfico que muestre su evolución y posibles cambios, en lugar de analizar una lista de datos donde las tendencias no son fáciles de detectar.
¿Cuáles son los tipos de gráficos en Excel?
Crear gráficos no es complicado, solo se deben seleccionar los valores y elegir el tipo de gráfico adecuado, incluso el programa ofrece una opción recomendada. Lo importante es identificar el gráfico que mejor se adapte a la información que se quiere analizar.
A continuación, presentamos algunos tipos de gráficos que se pueden utilizar en análisis financieros.
Gráfico de barras: este tipo de gráfico se utiliza para mostrar cambios en datos o valores en un período de tiempo determinado, de manera más clara y comprensible.
Gráficos de líneas: muestran tendencias a lo largo del tiempo, como el crecimiento de los ingresos anuales o la evolución de los costos.
Gráfico circular: este tipo de gráfico muestra el tamaño de los elementos de un conjunto de datos en proporción a la suma de los elementos. Puede utilizarse para mostrar los productos más vendidos, los clientes más importantes, los vendedores con mayores ganancias, etc.
Gráficos de jerarquía: El objetivo de este tipo de gráfico es representar la jerarquía entre ciertos factores. En el siguiente ejemplo queremos destacar cuáles son los recursos que están generando mayores costos.
¿Cómo se crean gráficos en Excel?
Estos son los pasos a seguir para crear un gráfico en Excel:
Ingresa los datos a graficar en una hoja de Excel y selecciónalos.
Ve al menú «Insertar» y elige el tipo de gráfico que deseas crear.
Personaliza los elementos y el estilo del gráfico haciendo clic en él. Al seleccionar «+», podrás ajustar variables del gráfico para mejorar su visualización.
Veamos un ejemplo de cómo visualizar las cifras financieras:
La empresa XYZ quiere analizar la comparación de sus ventas con los costos por mes y determinar la tendencia del margen bruto.
Tenemos los siguientes datos:
Fecha
Venta
Costos
Margen bruto
Analizamos la información con un gráfico de barras agrupadas:
A partir de esta visualización, podemos concluir que el mes de diciembre fue el más rentable; las ventas aumentaron ese mes y los costos se mantuvieron relativamente estables. En enero, las cifras fueron inferiores, y en agosto se observó una disminución en las ventas.
La empresa XYZ quiere analizar los productos con mayores ventas.
Estos son los datos proporcionados:
Lista de productos
Ventas por producto
Utilizamos un gráfico circular:
En este gráfico se pueden identificar los productos con mayores ingresos, como el producto Y (color naranja) y el producto Z (color gris), y aquellos que generaron menos ingresos en el período analizado, como el producto B (color azul). Esto permitirá a la empresa tomar decisiones y elaborar estrategias para mejorar las ventas de los productos menos rentables.
La empresa desea visualizar los elementos del costo que están generando mayores consumos.
Estos son los datos:
Elementos del costo
Costos
Con un gráfico de jerarquía podemos obtener esta representación visual:
Visualmente, se observa que las materias primas son los elementos que generan mayores consumos en comparación con los demás elementos del costo, mientras que los servicios tercerizados tienen un consumo menor en relación al resto. Este análisis también puede incluir el porcentaje de participación y los valores absolutos para mayor claridad.
La empresa desea analizar los meses con mayores consumos de costos indirectos de fabricación.
Estos son los datos:
Período
Consumos de energía
Arrendamientos
Mantenimiento
Un gráfico de líneas puede ser útil para esta representación visual:
A partir de este gráfico, se puede observar que en los meses de enero a junio los consumos de costos indirectos presentaron un aumento, seguido de una disminución hasta octubre. Se deben realizar análisis de los cambios en los diferentes períodos del año.
Por último, se puede crear un panel de control para analizar la información de manera integrada siguiendo estos pasos:
Coloca los gráficos en una hoja de Excel y elige una forma de fondo para agrupar los 4 gráficos. Luego, con la forma seleccionada, haz clic derecho y elige «enviar al fondo». Así los gráficos quedarán por encima de la forma elegida.
Selecciona cada gráfico con doble clic y elige el diseño que se adapte al fondo que prefieras.
Para que el gráfico se adapte al fondo, selecciona el gráfico y en el lado derecho de la pantalla selecciona «formato del área». Elige «sin relleno» para que el gráfico se ajuste al color de fondo.
Una vez que hayas seguido estos pasos para cada uno de los gráficos, obtendrás una visualización que facilitará análisis más completos y comprensibles.
