Importancia del conteo físico de inventarios: Análisis de métodos y recomendaciones para una auditoría efectiva

Análisis de los métodos a implementar

Observar el proceso de conteo: recomendación esencial
Participar en la ejecución va más allá de simplemente estar presente
La Norma Internacional de Auditoría –NIA– 501 detalla los aspectos clave que un auditor debe considerar al revisar específicamente los inventarios; se centra en los puntos importantes para obtener pruebas de auditoría.
Al llevar a cabo una auditoría de inventarios, sin importar el tamaño de la empresa, su misión u el nivel de automatización para el manejo de los productos en bodega y puntos de venta, el conteo físico es una herramienta valiosa para el auditor que revisa este aspecto crucial de los estados financieros.
«Por lo general, la administración de la entidad establecerá las instrucciones y procedimientos adecuados para realizar el conteo físico de inventarios»
Este conteo se realiza en una fecha distinta al cierre de los estados financieros y el auditor debe seguir varios procedimientos para obtener evidencia confiable sobre las existencias reales, especialmente entre la fecha del conteo y la del cierre de los estados financieros.

Análisis de los métodos a implementar

Generalmente, la administración establecerá las instrucciones y procedimientos correctos para el conteo físico de inventarios; sin embargo, es responsabilidad del auditor verificar la efectividad de estas estrategias de confirmación de datos, y para hacerlo, debe:

  • Realizar controles adecuados, como recolectar las hojas de conteo físico completadas y registrar las que no se utilizaron al final del proceso.
  • Identificar la fase del conteo físico en la que se encuentra en todo momento.
  • Separar los productos de rotación lenta, obsoletos o dañados, así como los productos de terceros, como los provenientes de contratos de consignación.
  • Verificar la efectividad de los procedimientos para estimar las cantidades físicas.
  • Controlar el movimiento de las existencias entre áreas, así como los envíos y recepciones antes y después del cierre.

Observar el proceso de conteo: recomendación esencial

El conteo físico de inventarios puede tener errores debido a la naturaleza humana, pero el auditor debe asegurarse de que el proceso se realice de manera ordenada y precisa, y que el equipo actúe con transparencia.
«Una vez completado el conteo físico, el auditor debe aplicar los procedimientos necesarios para verificar la precisión de los registros finales de existencias»
Por lo tanto, es fundamental que el auditor esté presente durante el conteo físico de inventarios para:

  • Evaluar las instrucciones y procedimientos de la dirección relacionados con el registro y control de los resultados del conteo físico.
  • Observar la aplicación correcta de los procedimientos de conteo establecidos por la dirección.
  • Inspeccionar las existencias en bodega.
  • Realizar pruebas de conteo adecuadas.

Una vez finalizado el conteo físico, el auditor debe aplicar los procedimientos necesarios para verificar la precisión de los registros finales de existencias; al analizar las variaciones, podrá determinar si estos reflejan con precisión los resultados reales del conteo.

Participar en el proceso va más allá de simplemente estar presente

A menudo, las organizaciones creen que el conteo de inventarios es responsabilidad del personal de bodega, mientras que los cargos administrativos más altos están exentos de esta tarea. Sin embargo, la presencia del líder de la revisión es crucial, no solo para estar presente, sino también para:

  • Inspeccionar las existencias y evaluar su estado.
  • Realizar pruebas aleatorias de conteo.
  • Observar el cumplimiento de las instrucciones de la dirección y la aplicación de procedimientos para el control de los resultados del conteo físico.
  • Obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de los procedimientos de conteo diseñados por la administración.

Es importante tener en cuenta que en algunos casos la presencia del auditor puede no ser posible, como cuando las existencias se almacenan en lugares peligrosos.
Sin embargo, factores como la falta de tiempo o costos no justifican la ausencia del auditor o la omisión de procedimientos alternativos para obtener la evidencia necesaria.
Si a pesar de los procedimientos alternativos no se puede obtener evidencia suficiente sobre las existencias, el auditor deberá emitir un informe con opinión modificada según la NIA 705 debido a la limitación en la revisión.

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